Eventplanung kann so einfach sein – und doch so schwer. Denn man muss immer auch mit dem Unvorhergesehenem rechnen! Unsere Checkliste zur Eventplanung soll Ihnen helfen, Ihr Event vorab so gut wie möglich zu strukturieren und zu planen, so dass nichts dem Zufall überlassen wird!
Eventplanung Phase 1 – Grundkonzept
- Definieren Sie Ihre Ziele
- Finden Sie das optimale Targeting / Publikum
- Finden Sie einen roten Faden oder ein Motto für Ihr Event
- Legen Sie in Datum UND ein Ersatzdatum fest. Achten Sie unbedingt auf Feiertage oder andere Großveranstaltungen
- Legen Sie die Eckdaten fest (Teilnehmerzahl, Dauer, Budget…)
- Legen Sie den Ort fest und ermitteln Sie einen Ersatzort. Achten Sie dabei darauf, dass der Ort für alle gut zu erreichen ist und noch zur Verfügung steht.
Eventplanung Phase 2 – Grobplanung
- Arbeiten Sie die Eckdaten zu einem Konzept aus
- Besprechen Sie das Konzept intern und lassen sich ggf. Budgets freigeben
- Stimmen Sie die Projektorganisation ab: wer übernimmt was und wo müssen Dienstleister hinzugezogen werden
- Machen Sie einen Terminplan
Eventplanung Phase 3 – Detailplanung
- Programm final festlegen
- Eventlocation spätestens jetzt reservieren
- Eventdiestleister verpflichten (Catering, Musik, Fotograf…)
- Werbedisplays und Marketingmaterial bestellen
- PR vorbereiten
- Infrastruktur der Eventlocation testen
- ggf. Anreiseplan organisieren
- Sicherheitskonzept erstellen
Eventplanung Phase 4 – Live am Event
- Aufgaben klar verteilen
- Personal rechtzeitig briefen
- Rechtzeitig Aufbauen (Mobiliar, Technik…)
- Empfang der Gäste planen
- Verabschiedung der Gäste planen
Eventplanung Phase 5 – Nach dem Event
- Abbau der Infrastruktur
- Reinigung
- Debriefing an Mitarbeiter und Partner
- Evaluation des Events und Verbesserungsvorschläge
- Dankesmail oder Brief an Gäste und Partner
- PR nachbereiten
Begleitende Massnahmen
- Medien
- Media-Monitoring
- Anzeigen
- Veranstaltungshinweise
- Hinweis auf Internet/Intranet
- Firmeninterne Information
- Newsletter (Konzeption Newsletter)
- Fotograf