Bei einem Messeauftritt stellt sich ein Unternehmen selbst dar und möchte sich von seiner besten Seite präsentieren. Erwartete werden Brandbuilding, neue Kontakte und Sales. Doch ein Messeauftritt kostet Geld und binden Ressourcen. Eine gute Planung ist daher unabdingbar. Diese Checkliste zur Messevorbereitung hilft Ihnen dabei.
Die Messevorbereitung ist ein langer Prozess. Es zahlen nicht nur die Tage auf der Messe selbst hinzu, sondern der gesamte Planungsprozess – von der Entscheidung, das diese oder jene Messe besucht werden soll (oder nicht), über die Gestaltung des Messestandes, die Einladung der Gäste bis hin zu einem reibungslosen Ablauf auf der Messe selbst.
Unsere 10 Punkte Checkliste für eine stressfreie Messplanung hilft ihnen, vorab so viele Risikofaktoren wir möglich aus dem Weg zu räumen um einen erfolgreichen und entspannten Messeauftritt zu absolvieren.
Messestand der Display-Max GmbH aus Traversen: günstig und modern
1. Wählen Sie die richtige Messe aus
Die richtige Messe für ihre Firma auszuwählen ist nicht immer einfach. Legen sie hierfür am besten zunächst einen Jahresüberblick an, in dem alle Messen verzeichnet sind, die für ihre Branche interessant sind. Legen sie dann anhand ihrer Ziele und des vorhanden Budgets fest, welche Messen sie tatsächlich mit einem Stand besuchen.
2. Definieren Sie Ziele & Budget des Messeauftritts
Legen Sie für jede Messe konkrete Ziele fest. Diese können je nach Messeauftritt variieren. Währen sie auf der einen Messe möglicherweise neue Kunden gewinne möchten, steht bei einem anderen Termin möglicherweise die Präsentation eines neuen Produktes im Vordergrund. Auch Brandbuliding oder der Gewinn neuer Kooperationspartner können Ziele eines Messeauftritts sein. Konkrete Ziele ihres Messeauftritts haben zwei Vorteile: Zum einen können Sie das Werbematerial besser abstimmen und Personal besser schulen, zum anderen wird der Erfolg ihres Messeauftritts so messbar gemacht!
3. Erstellen Sie einen Zeitplan und ein Team
Nun wird es Zeit in die konkret Planung ihres Messeauftritts über zu gehen. Erstellen Sie einen Zeitplan, was bis wann erledigt werden muss und wer vor Ort, bei potentiellen Lieferanten oder bei Ihnen im Haus der Verantwortliche Ansprechpartner ist. Ausserdem sollten sie nun das Team definieren, welches für den Messeauftritt verantwortlich ist und wer persönlich bei der Messe anwesend sein soll.
4. Legen Sie Zielgruppen & Benefits ihres Messeauftritts fest
Ein sehr wichtiger Punkt für eine erfolgreiche Messe, ist es, seine Zielgruppe genau zu kennen: An wen richten Sie sich mit diesem Messeauftritt und welche Vorteile hat ihre Zielgruppe davon, ihren Messetand zu besuchen? Ihrer Kreativität sind hier keine Genzen gesetzt. Es kann sich um rein fachliche Vorteile wie den persönlichen Kontakt oder die Erstpräsentation eines Produktes handeln. Doch auch persönliche Vorteil für die Messebesucher sollten nicht vernachlässigt werden.
5. Teilen Sie ihren Messeauftritt mit
Zu jedem geglückten Messeauftritt gehört im Vorfeld eine Menge Marketing: Sie sollten den Messeauftritt beispielsweise auf ihrer Website, über ihre Sozialen Medien, in der E-Mail-Signatur und ihrem Newsletter bekannt geben. Bei wichtigen Messen sollten sie sich überlegen in einschlägigen Medien Anzeigen zu schalten und beispielsweise durch eine Verlosung mehr Besucher anzulocken. Zudem sollten sie zielgruppenspezifische Einladungen versenden – zum Beispiel an Stammkunden, Kooperationspartner etc.
6. Planen Sie den Messstand
Der Messestand ist das Herzstück ihres Messeauftritts. Bei der Planung gibt es jedoch einiges zu beachten: Fast alle Messen erlassen Vorschriften bezüglich der Grösse des Standes und der Sicherheitsvorschriften – so dürfen oft nur brandschutszertifizierte Materialien verbaut werden. Fordern Sie daher vor der Planung die spezifischen Anforderungen für ihre Messe an. Der Veranstalter kann ihnen darüber hinaus weitere wertvolle Tipps geben.
Legen sie zunächst fest, welche Produkte sie zeigen wollen und wie viel Platz sie hierfür benötigen. Überlegen Sie, ob sie beispielsweise Produktvideos zeigen wollen und wo sowie ob sie Platz für persönliche Gespräche oder einen Abstellraum benötigen. Beachten Sie bei der Planung das ihnen zur Verfügung stehende Budget! Ein Messestand muss nicht immer teuer sein. Oft genügt eine gut gemachte Messewand als Rückwand, sowie ein Promotioncounter oder Rollup-Displays um einen Messeauftritt professionell wirken zu lassen – aufblasbare Werbeträger wirken als Eyecatcher und geben dem Stand den letzten Schliff!
7. Fertigen Sie Werbematerial an
Nicht nur der Messestand sorgt für einen gelungene Messeauftritt, sondern auch das Werbematerial. Es sollten genügend Prospekte, Preislisten und Visitenkarten vorliegen. Überlegen Sie ausserdem, welche Werbeartikel für ihr Unternehmen in Frage kommen. Hier gibt es durchaus eine größere Auswahl, als nur Kugelschreiber.
8. Organisieren Sie Transport und Unterkünfte
Sollten Sie nicht alles selbst erledigen wollen, müssen sie sich nun um Zuarbeiter, wie Schreiber oder Elektriker kümmern. Auch die Unterkünfte und Verpflegung für ihr Personal sollte nun geplant werden, genauso wie die Logistik. Da die Materialien häufig von unterschiedlichen Zulieferern kommen, ist eine gute Planung und pünktliche Lieferung hier unabdingbar.
9. Bauen Sie den Messestand auf
Der große Tag rückt immer näher! Das gesamte Personal und Material ist eingetroffen. Nun muss der Messestand aufgebaut werden. Gegebenenfalls haben Sie hierfür Spezialisten angefordert, oder der Veranstalter selbst stellt beispielsweise Elektriker. Stellen Sie sicher, dass ihr Personal nochmals gebreeft wurde und vor Messebeginn genug Zeit für eine Erholungspause eingeplant wurde.
10. Evaluieren Sie ihre Messeauftritt
Die Evaluation eines Messeauftritts kommt oft zu kurz – dabei ist sie genauso wichtig, wie die Vorarbeit! Besprechen Sie mit ihren Mitarbeitern, was gut gelaufen ist, und was weniger gut. Hohlen Sie sich jetzt den Input, was beim nächsten Messeauftritt besser laufen könnte, was für Material gefehlt hat und wie man den Messestand optimieren könnte.
Schreiben Sie zudem alle Besucher an und bedanken Sie sich für das zahlreiche Erscheinen. Auch über ihren Webauftritt, die E-Mail Signatur oder den Newsletter können Sie sich nochmals bei ihren Kunden bedanken und gegebenenfalls Feedback einhohlen!
