Bei einem Messeauftritt stellt sich ein Unternehmen selbst dar und möchte sich von seiner besten Seite präsentieren. Erwartete werden Brandbuilding, neue Kontakte und Sales. Doch ein Messeauftritt kostet Geld und binden Ressourcen. Eine gute Planung ist daher unabdingbar. Diese Checkliste zur Messevorbereitung hilft Ihnen dabei.

Die Messevorbereitung ist ein langer Prozess. Es zahlen nicht nur die Tage auf der Messe selbst hinzu, sondern der gesamte Planungsprozess – von der Entscheidung, das diese oder jene Messe besucht werden soll (oder nicht), über die Gestaltung des Messestandes, die Einladung der Gäste bis hin zu einem reibungslosen Ablauf auf der Messe selbst.

Unsere 10 Punkte Checkliste für eine stressfreie Messplanung hilft ihnen, vorab so viele Risikofaktoren wir möglich aus dem Weg zu räumen um einen erfolgreichen und entspannten Messeauftritt zu absolvieren.

Messestand der Display-Max GmbH aus Traversen: günstig und modern

1. Wählen Sie die richtige Messe aus

Die richtige Messe für ihre Firma auszuwählen ist nicht immer einfach. Legen sie hierfür am besten zunächst einen Jahresüberblick an, in dem alle Messen verzeichnet sind, die für ihre Branche interessant sind. Legen sie dann anhand ihrer Ziele und des vorhanden Budgets fest, welche Messen sie tatsächlich mit einem Stand besuchen.

2. Definieren Sie Ziele & Budget des Messeauftritts

Legen Sie für jede Messe konkrete Ziele fest. Diese können je nach Messeauftritt variieren. Währen sie auf der einen Messe möglicherweise neue Kunden gewinne möchten, steht bei einem anderen Termin möglicherweise die Präsentation eines neuen Produktes im Vordergrund. Auch Brandbuliding oder der Gewinn neuer Kooperationspartner können Ziele eines Messeauftritts sein. Konkrete Ziele ihres Messeauftritts haben zwei Vorteile: Zum einen können Sie das Werbematerial besser abstimmen und Personal besser schulen, zum anderen wird der Erfolg ihres Messeauftritts so messbar gemacht!

3. Erstellen Sie einen Zeitplan und ein Team

Nun wird es Zeit in die konkret Planung ihres Messeauftritts über zu gehen. Erstellen Sie einen Zeitplan, was bis wann erledigt werden muss und wer vor Ort, bei potentiellen Lieferanten oder bei Ihnen im Haus der Verantwortliche Ansprechpartner ist. Ausserdem sollten sie nun das Team definieren, welches für den Messeauftritt verantwortlich ist und wer persönlich bei der Messe anwesend sein soll.

4. Legen Sie Zielgruppen & Benefits ihres Messeauftritts fest

Ein sehr wichtiger Punkt für eine erfolgreiche Messe, ist es, seine Zielgruppe genau zu kennen: An wen richten Sie sich mit diesem Messeauftritt und welche Vorteile hat ihre Zielgruppe davon, ihren Messetand zu besuchen? Ihrer Kreativität sind hier keine Genzen gesetzt. Es kann sich um rein fachliche Vorteile wie den persönlichen Kontakt oder die Erstpräsentation eines Produktes handeln. Doch auch persönliche Vorteil für die Messebesucher sollten nicht vernachlässigt werden.

5. Teilen Sie ihren Messeauftritt mit

Zu jedem geglückten Messeauftritt gehört im Vorfeld eine Menge Marketing: Sie sollten den Messeauftritt beispielsweise auf ihrer Website, über ihre Sozialen Medien, in der E-Mail-Signatur und ihrem Newsletter bekannt geben. Bei wichtigen Messen sollten sie sich überlegen in einschlägigen Medien Anzeigen zu schalten und beispielsweise durch eine Verlosung mehr Besucher anzulocken.  Zudem sollten sie zielgruppenspezifische Einladungen versenden – zum Beispiel an Stammkunden, Kooperationspartner etc.

6. Planen Sie den Messstand

Der Messestand ist das Herzstück ihres Messeauftritts. Bei der Planung gibt es jedoch einiges zu beachten: Fast alle Messen erlassen Vorschriften bezüglich der Grösse des Standes und der Sicherheitsvorschriften – so dürfen oft nur brandschutszertifizierte Materialien verbaut werden. Fordern Sie daher vor der Planung die spezifischen Anforderungen für ihre Messe an. Der Veranstalter kann ihnen darüber hinaus weitere wertvolle Tipps geben.
Legen sie zunächst fest, welche Produkte sie zeigen wollen und wie viel Platz sie hierfür benötigen. Überlegen Sie, ob sie beispielsweise Produktvideos zeigen wollen und wo sowie ob sie Platz für persönliche Gespräche oder einen Abstellraum benötigen. Beachten Sie bei der Planung das ihnen zur Verfügung stehende Budget! Ein Messestand muss nicht immer teuer sein. Oft genügt  eine gut gemachte Messewand als Rückwand, sowie ein Promotioncounter oder Rollup-Displays um einen Messeauftritt professionell wirken zu lassen – aufblasbare Werbeträger wirken als Eyecatcher und geben dem Stand den letzten Schliff!

7. Fertigen Sie Werbematerial an

Nicht nur der Messestand sorgt für einen gelungene Messeauftritt, sondern  auch das Werbematerial. Es sollten genügend Prospekte, Preislisten und Visitenkarten vorliegen. Überlegen Sie ausserdem, welche Werbeartikel für ihr Unternehmen in Frage kommen. Hier gibt es durchaus eine größere Auswahl, als nur Kugelschreiber.

8. Organisieren Sie Transport und Unterkünfte

Sollten Sie nicht alles selbst erledigen wollen, müssen sie sich nun um Zuarbeiter, wie Schreiber oder Elektriker kümmern. Auch die Unterkünfte und Verpflegung für ihr Personal sollte nun geplant werden, genauso wie die Logistik. Da die Materialien häufig von unterschiedlichen Zulieferern kommen, ist eine gute Planung und pünktliche Lieferung hier unabdingbar.

9. Bauen Sie den Messestand auf

Der große Tag rückt immer näher! Das gesamte Personal und Material ist eingetroffen. Nun muss der Messestand aufgebaut werden. Gegebenenfalls haben Sie hierfür Spezialisten angefordert, oder der Veranstalter selbst stellt beispielsweise Elektriker. Stellen Sie sicher, dass ihr Personal nochmals gebreeft wurde und vor Messebeginn genug Zeit für eine Erholungspause eingeplant wurde.

10. Evaluieren Sie ihre Messeauftritt

Die Evaluation eines Messeauftritts kommt oft zu kurz – dabei ist sie genauso wichtig, wie die Vorarbeit! Besprechen Sie mit ihren Mitarbeitern, was gut gelaufen ist, und was weniger gut. Hohlen Sie sich jetzt den Input, was beim nächsten Messeauftritt besser laufen könnte, was für Material gefehlt hat und wie man den Messestand optimieren könnte.

Schreiben Sie zudem alle Besucher an und bedanken Sie sich für das zahlreiche Erscheinen. Auch über ihren Webauftritt, die E-Mail Signatur oder den Newsletter können Sie sich nochmals bei ihren Kunden bedanken und gegebenenfalls Feedback einhohlen!

Eventplanung kann so einfach sein – und doch so schwer. Denn man muss immer auch mit dem Unvorhergesehenem rechnen! Unsere Checkliste zur Eventplanung soll Ihnen helfen, Ihr Event vorab so gut wie möglich zu strukturieren und zu planen, so dass nichts dem Zufall überlassen wird!

Eventplanung Phase 1 – Grundkonzept

• Definieren Sie Ihre Ziele
• Finden Sie das optimale Targeting / Publikum
• Finden Sie einen roten Faden oder ein Motto für Ihr Event
• Legen Sie in Datum UND ein Ersatzdatum fest. Achten Sie unbedingt auf Feiertage oder andere Großveranstaltungen
• Legen Sie die Eckdaten fest (Teilnehmerzahl, Dauer, Budget…)
• Legen Sie den Ort fest und ermitteln Sie einen Ersatzort. Achten Sie dabei darauf, dass der Ort für alle gut zu erreichen ist und noch zur Verfügung steht.

Eventplanung Phase 2 – Grobplanung

• Arbeiten Sie die Eckdaten zu einem Konzept aus
• Besprechen Sie das Konzept intern und lassen sich ggf. Budgets freigeben
• Stimmen Sie die Projektorganisation ab: wer übernimmt was und wo müssen Dienstleister hinzugezogen werden
• Machen Sie einen Terminplan

Eventplanung Phase 3 – Detailplanung

• Programm final festlegen
• Eventlocation spätestens jetzt reservieren
• Eventdiestleister verpflichten (Catering, Musik, Fotograf…)
• Werbedisplays und Marketingmaterial bestellen
• PR vorbereiten
• Infrastruktur der Eventlocation testen
• ggf. Anreiseplan organisieren
• Sicherheitskonzept erstellen

Eventplanung Phase 4 – Live am Event

• Aufgaben klar verteilen
• Personal rechtzeitig briefen
• Rechtzeitig Aufbauen (Mobiliar, Technik…)
• Empfang der Gäste planen
• Verabschiedung der Gäste planen

Eventplanung Phase 5 – Nach dem Event

• Abbau der Infrastruktur
• Reinigung
• Debriefing an Mitarbeiter und Partner
• Evaluation des Events und Verbesserungsvorschläge
• Dankesmail oder Brief an Gäste und Partner
• PR nachbereiten

Begleitende Massnahmen

• Medien
• Media-Monitoring
• Anzeigen
• Veranstaltungshinweise
• Hinweis auf Internet/Intranet
• Firmeninterne Information
• Newsletter (Konzeption Newsletter)
• Fotograf

Ein gelungenes Event kann für eine Marke den Durchbruch bedeuten, neue Kunden bringen und alte Kunde binden. Oft wird jedoch der Aufwand, ein professionelles Event zu organisieren, unterschätzt. Mit diesen Tipps, möchten wir Ihnen helfen, ihr Event so zu planen und durchzuführen, dass es zum vollen Erfolg wird!

1. Veranstalten Sie ein Event, dass gefragt ist

Eine der wichtigsten Phasen der Eventplanung ist die Ideenfindung. Welches Event stellen Sie sich vor, und welche Zielgruppen und Ziele möchten Sie erreichen? Stellen Sie sicher, dass ihre Idee bei der Zielgruppe auch gut ankommt – nur so kann ihr Event zum Erfolg werden. Dafür ist es wichtig, die Besucher gut zu kennen. Was interessiert sie, und womit kann man sie locken? Diese Fragen bestimmen den weiteren Verlauf des Events sowie dessen Planung. Erst wenn sie geklärt sind, kann man zur detaillierten Planung es Events übergehen.

2. Planen Sie voraus und briefe Sie Ihre Mitarbeiter

Nun geht es ans Eingemachte: Das Budget muss geplant werden, der Termin festgelegt, die Location ausgesucht werden. Es ist wichtig, hierfür genug Zeit einzukalkulieren, da die einzelnen Punkte meist mehr Zeit schlucken, als vermutet. Beispielsweise müssen sie bei den Terminen darauf achten, ob nicht ein wichtiger Feiertag oder Schulferien vorliegen. Dies könnte dazu führen, dass ihre Zielgruppe verhindert ist. Auch darf die Eventlocation eventuell nicht zu weit abgelegen sein. Für manche Programmpunkte eines Events, wie zum Beispiel die Veranstaltung einer Tanzparty oder Fliegende Werbeträger können auch Genehmigungen der Behörden nötig sein. All dies muss in ihrer Planung berücksichtigt werden!

Nach der Planung ist es wichtig, alle Mitwirkenden des Events gut vorzubereiten und in die Planung mit einzubeziehen. Briefen sie ihre Mitarbeiter korrekt, spaart dies Zeit, Geld und Nerven, denn nur so können alle an einem Strang ziehen und das Event zu einem Erfolg führen!

3. Wählen Sie die richtigen Zulieferer

Die richtigen Zulieferer und Dienstleister zu finden ist nicht immer einfach. Schließlich sind diese für das gelingen des Events mitverantwortlich. Der Caterer, die Techniker und die Zulieferer von Materialien und Werbedisplays müssen sorgfältig ausgewählt werden.  Auch Eventausstattungen sind Teil des Erfolges. Wählen Sie daher ihre Parter gut aus. Hierbei sollten sie natürlich die Preise vergleichen. Der günstigste Anbieter ist jedoch nicht immer der beste. Hören Sie sich um, wer einen guten Ruf hat, zuverlässig arbeitet und liefert, und sich am besten in ihrer Nähe befindet!

4. Planen Sie Unvorhergesehenes ein

Man kann ein Event so gut planen, wie man will. Die Erfahrung lehrt, dass meistens etwas unvorhergesehenes passiert. Seien sie daher darauf gefasst und reagieren Sie gelassen und zielsicher. Bei der Wahl der Eventlocation sollte Sie auch Änderungen des Wetters oder der Anzahl der Gäste mit einkalkulieren. Oft hilft es sich rechtzeitig Gedanken zu machen und einen Plan B in der Tasche zu haben. Was passiert, wenn das Wetter umschlägt, der Hauptsprecher erkrankt, oder weniger Gäste kommen, als erwartet?

5. Suche dir richtigen Gäste aus

Oft treten bei Veranstaltungen Gäste auf – Redner oder Künstler werden eingeladen um die Gäste zu unterhalten und zu informieren. Achten Sie darauf, dass sie Redner einladen, die etwas für ihre Zielgruppe interessantes zu sagen haben und planen sie auch hier einen Ersatz ein. Doch nicht nur die aktiv am Event beteiligten Gäste sind wichtig, sondern natürlich auch die Teilnehmern. Achten Sie darauf, dass diese zueinander passen und füreinander interessant sind, so dass angenehme Gespräche entstehen und spannende Kontakte geknüpft werden können.

6. Vergiss nicht die Nachbereitung

Alles geplant, und nun? Nun fängt die Arbeit erst richtig an! Sichern Sie sich im Vorfeld eine guter Berichtersatattung und laden sie auch Journalisten und Blogger mit ein. Informieren sie diese auch nach dem Event, darüber, wie es gelaufen ist. Geben Sie Ihren Besuchern Material mit, dass sie an das Event erinnert und sende sie allen Teilnehmern eine Dankes E-Mail.

Evaluieren Sie auch, was nicht so gut gelaufen ist, und wie es das nächste Mal besser laufen kann. Denn nach dem Event, ist vor dem Event!