Eventplanung

Eventplanung kann so einfach sein – und doch so schwer. Denn man muss immer auch mit dem Unvorhergesehenem rechnen! Unsere Checkliste zur Eventplanung soll Ihnen helfen, Ihr Event vorab so gut wie möglich zu strukturieren und zu planen, so dass nichts dem Zufall überlassen wird!

Eventplanung Checkliste Display-Max

Eventplanung Phase 1 – Grundkonzept

  • Definieren Sie Ihre Ziele
  • Finden Sie das optimale Targeting / Publikum
  • Finden Sie einen roten Faden oder ein Motto für Ihr Event
  • Legen Sie in Datum UND ein Ersatzdatum fest. Achten Sie unbedingt auf Feiertage oder andere Großveranstaltungen
  • Legen Sie die Eckdaten fest (Teilnehmerzahl, Dauer, Budget…)
  • Legen Sie den Ort fest und ermitteln Sie einen Ersatzort. Achten Sie dabei darauf, dass der Ort für alle gut zu erreichen ist und noch zur Verfügung steht.

Eventplanung Phase 2 – Grobplanung

  • Arbeiten Sie die Eckdaten zu einem Konzept aus
  • Besprechen Sie das Konzept intern und lassen sich ggf. Budgets freigeben
  • Stimmen Sie die Projektorganisation ab: wer übernimmt was und wo müssen Dienstleister hinzugezogen werden
  • Machen Sie einen Terminplan

Eventplanung Phase 3 – Detailplanung

  • Programm final festlegen
  • Eventlocation spätestens jetzt reservieren
  • Eventdiestleister verpflichten (Catering, Musik, Fotograf…)
  • Werbedisplays und Marketingmaterial bestellen
  • PR vorbereiten
  • Infrastruktur der Eventlocation testen
  • ggf. Anreiseplan organisieren
  • Sicherheitskonzept erstellen

Eventplanung Phase 4 – Live am Event

  • Aufgaben klar verteilen
  • Personal rechtzeitig briefen
  • Rechtzeitig Aufbauen (Mobiliar, Technik…)
  • Empfang der Gäste planen
  • Verabschiedung der Gäste planen

Eventplanung Phase 5 – Nach dem Event

  • Abbau der Infrastruktur
  • Reinigung
  • Debriefing an Mitarbeiter und Partner
  • Evaluation des Events und Verbesserungsvorschläge
  • Dankesmail oder Brief an Gäste und Partner
  • PR nachbereiten

Begleitende Massnahmen

  • Medien
  • Media-Monitoring
  • Anzeigen
  • Veranstaltungshinweise
  • Hinweis auf Internet/Intranet
  • Firmeninterne Information
  • Newsletter (Konzeption Newsletter)
  • Fotograf

Ein gelungenes Event kann für eine Marke den Durchbruch bedeuten, neue Kunden bringen und alte Kunde binden. Oft wird jedoch der Aufwand, ein professionelles Event zu organisieren, unterschätzt. Mit diesen Tipps, möchten wir Ihnen helfen, ihr Event so zu planen und durchzuführen, dass es zum vollen Erfolg wird!

1. Veranstalten Sie ein Event, dass gefragt ist

Eine der wichtigsten Phasen der Eventplanung ist die Ideenfindung. Welches Event stellen Sie sich vor, und welche Zielgruppen und Ziele möchten Sie erreichen? Stellen Sie sicher, dass ihre Idee bei der Zielgruppe auch gut ankommt – nur so kann ihr Event zum Erfolg werden. Dafür ist es wichtig, die Besucher gut zu kennen. Was interessiert sie, und womit kann man sie locken? Diese Fragen bestimmen den weiteren Verlauf des Events sowie dessen Planung. Erst wenn sie geklärt sind, kann man zur detaillierten Planung es Events übergehen.

2. Planen Sie voraus und briefe Sie Ihre Mitarbeiter

Nun geht es ans Eingemachte: Das Budget muss geplant werden, der Termin festgelegt, die Location ausgesucht werden. Es ist wichtig, hierfür genug Zeit einzukalkulieren, da die einzelnen Punkte meist mehr Zeit schlucken, als vermutet. Beispielsweise müssen sie bei den Terminen darauf achten, ob nicht ein wichtiger Feiertag oder Schulferien vorliegen. Dies könnte dazu führen, dass ihre Zielgruppe verhindert ist. Auch darf die Eventlocation eventuell nicht zu weit abgelegen sein. Für manche Programmpunkte eines Events, wie zum Beispiel die Veranstaltung einer Tanzparty oder Fliegende Werbeträger können auch Genehmigungen der Behörden nötig sein. All dies muss in ihrer Planung berücksichtigt werden!

Nach der Planung ist es wichtig, alle Mitwirkenden des Events gut vorzubereiten und in die Planung mit einzubeziehen. Briefen sie ihre Mitarbeiter korrekt, spaart dies Zeit, Geld und Nerven, denn nur so können alle an einem Strang ziehen und das Event zu einem Erfolg führen!

3. Wählen Sie die richtigen Zulieferer

Die richtigen Zulieferer und Dienstleister zu finden ist nicht immer einfach. Schließlich sind diese für das gelingen des Events mitverantwortlich. Der Caterer, die Techniker und die Zulieferer von Materialien und Werbedisplays müssen sorgfältig ausgewählt werden.  Auch Eventausstattungen sind Teil des Erfolges. Wählen Sie daher ihre Parter gut aus. Hierbei sollten sie natürlich die Preise vergleichen. Der günstigste Anbieter ist jedoch nicht immer der beste. Hören Sie sich um, wer einen guten Ruf hat, zuverlässig arbeitet und liefert, und sich am besten in ihrer Nähe befindet!

4. Planen Sie Unvorhergesehenes ein

Man kann ein Event so gut planen, wie man will. Die Erfahrung lehrt, dass meistens etwas unvorhergesehenes passiert. Seien sie daher darauf gefasst und reagieren Sie gelassen und zielsicher. Bei der Wahl der Eventlocation sollte Sie auch Änderungen des Wetters oder der Anzahl der Gäste mit einkalkulieren. Oft hilft es sich rechtzeitig Gedanken zu machen und einen Plan B in der Tasche zu haben. Was passiert, wenn das Wetter umschlägt, der Hauptsprecher erkrankt, oder weniger Gäste kommen, als erwartet?

5. Suche dir richtigen Gäste aus

Oft treten bei Veranstaltungen Gäste auf – Redner oder Künstler werden eingeladen um die Gäste zu unterhalten und zu informieren. Achten Sie darauf, dass sie Redner einladen, die etwas für ihre Zielgruppe interessantes zu sagen haben und planen sie auch hier einen Ersatz ein. Doch nicht nur die aktiv am Event beteiligten Gäste sind wichtig, sondern natürlich auch die Teilnehmern. Achten Sie darauf, dass diese zueinander passen und füreinander interessant sind, so dass angenehme Gespräche entstehen und spannende Kontakte geknüpft werden können.

6. Vergiss nicht die Nachbereitung

Alles geplant, und nun? Nun fängt die Arbeit erst richtig an! Sichern Sie sich im Vorfeld eine guter Berichtersatattung und laden sie auch Journalisten und Blogger mit ein. Informieren sie diese auch nach dem Event, darüber, wie es gelaufen ist. Geben Sie Ihren Besuchern Material mit, dass sie an das Event erinnert und sende sie allen Teilnehmern eine Dankes E-Mail.

Evaluieren Sie auch, was nicht so gut gelaufen ist, und wie es das nächste Mal besser laufen kann. Denn nach dem Event, ist vor dem Event!

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